management boek

Mobiel internet maakt het mogelijk om voortdurende online te en overal bereikbaar te zijn. Steeds meer professionals voelen een bijna dwangmatige behoefte om continu naar hun e-mail en de berichten op de social media te kijken. Die innerlijke dwang is een vorm van chronische stress. Door hun onophoudelijke en dwangmatige omgang met internet ondermijnen mensen hun denkkracht. In de beeldspraak van Ontketen je brein: zij slaan hun brein in de boeien. In zijn boek laat Theo Compernolle zien hoe wij internet de baas kunnen blijven in plaats van er de slaaf van te worden.

Voor een beter breingebruik is kennis van het brein onontbeerlijk. Mensen hebben drie breinsystemen. Het reflexbrein, het reflecterende en het archiverende brein. Alle drie hebben ze verschillende functies. Het reflexbrein is snel en primitief (dieren heb het ook), het reageert op prikkels uit de omgeving en zet na veel training leerresultaten uit het reflecterende brein om in routine. Het reflecterende brein is uniek menselijk, het stelt ons in staat na te denken zowel over dingen die concreet aanwezig zijn als over abstracties. Ten derde is er het archiverende brein. Dat ordent en manipuleert voortdurend informatie, zodat die informatie wordt opgeslagen, bijgewerkt en voor ons reflecterende brein beschikbaar is.

Het reflecterende brein - bewust, kritisch en oplossingsgericht - kan maar met één ding tegelijk bezig zijn. Doe je toch twee dingen tegelijk, dan moet het voortdurend schakelen, waarbij je telkens informatie uit de ene taak kwijtraakt terwijl je bezig bent met de andere. Daarom kost het veel meer tijd en energie om je tegelijk van twee taken te kwijten dan om die taken achter elkaar uit te voeren.

Het enige multitasken dat het reflecterende brein kan doen, is bij bepaalde taken samenwerken met het reflexbrein. Dan laat het aan het reflexbrein routineklussen over die het automatisch kan afhandelen.

Wanneer het reflecterende brein niet werkzaam is omdat we er op dat moment niets belangrijks van vragen, kan het archiverende brein volop aan de slag. Het sorteert en hersorteert zijn enorme database, en is zo op zoek naar informatie die nuttig zou kunnen zijn voor het reflecterende brein. In onze denkpauzes en wanneer wij slapen komt het archiverende brein vaak met nieuwe creatieve ideeën op de proppen.

Chirurg en monteur
Hersenscans geven het onomstotelijke bewijs dat het reflecterende brein niet kan multitasken. Er zijn ook voorbeelden uit het dagelijks leven die dit illustreren. Compernolle vraagt zijn lezers of zij zouden willen worden geopereerd door een chirurg die heen en weer beent tussen vier patiënten en tussendoor ook nog een snelle blik op zijn e-mails werpt. Of: hoe verstandig zou het zijn je auto in onderhoud te geven bij een garagemonteur die steeds van taak wisselt wanneer hij de remmen van je auto nakijkt? Zoiets doe je niet. Onder andere omdat deze chirurg en monteur langer werk hebben dan strikt noodzakelijk, maar veel belangrijker is dat de kwaliteit van hun werk niet goed of zelf gevaarlijk slecht zal zijn.

Alleen na een lange periode van training kunnen routinetaken door het reflexbrein worden overgenomen, zodat ze niet veel bewust denkwerk of bewuste aandacht meer nodig hebben. Daarom zal een chirurg met vele jaren ervaring geen fout maken wanneer hij tijdens een routinetaak over andere dingen praat, maar een nieuweling moet dat niet wagen. Die moet zijn aandacht helemaal bij zijn werk houden om geen brokken te maken.

Einstein
Cijfers over smart phone gebruik zijn verbijsterend. Ruimt tweederde van de smart phone-bezitters checkt zijn mobiel voor berichtjes, etc. ook wanneer het toestel daarvoor geen seintje heeft afgegeven. Sommigen checken hun mobieltje pakweg dertig tot en veertig keer per uur.

Uit onderzoek van Compernolle heeft gedaan blijkt dat professionals tegenwoordig gemiddeld slechts twee keer per week de gelegenheid hebben om drie kwartier achter elkaar ongestoord aan één intellectuele taak te werken.

Ooit zei Albert Einstein dat zijn briljante ideeën niet aan zijn slimheid te danken waren. Hij zei: ‘Ik blijf alleen langer met een vraagstuk bezig dan de meeste mensen.’ Je mag gevoeglijk aannemend dat Einstein zijn wereldschokkende theorieën nooit hebben ontwikkeld als hij net zo hyperonline en multitaskend was geweest als de gemiddelde professional of wetenschapper van nu.

Archiveerpauze nemen
Mensen krijgen vaak hun creatieve ideeën in bed, bad of in de bus. Want dan heeft het reflecterende brein rust en kan het archiverende brein volop aan de slag. Het sorteert en hersorteert zijn enorme database. Het snuffelt en zoekt bruikbare informatie voor het reflecterende brein. Al doende tovert het archiverende brein vaak nieuwe en verrassende associaties tevoorschijn.

Geregeld nietsdoen in de zin van denkpauzes, ontspanning, vrij zijn van taken en nergens mee bezig zijn, is daarom heel nuttig. Wat vaak als ‘verloren tijd’ wordt gezien, is in feite de ideale omstandigheid voor het archiverende brein. Voortdurend je mail checken is daarom funest voor intellectuele productiviteit en creativiteit. Geregeld rusten en voldoende slapen doet het archiverende brein goed. Verstandige mensen nemen op gezette tijden een ‘archiveerpauze’.

Infobesitas
Oorspronkelijk hebben wetenschappers internet ontwikkeld om snel relevante informatie uit te wisselen. De commercie heeft die technologie overgenomen en probeert de aandacht van de consument te vangen en vast te houden. Inmiddels is de grens tussen professioneel en consumentengedrag vervaagd en blijven steeds meer professionals voortdurend het internet afgrazen op zoek naar (interessante, maar volstrekt irrelevante) informatie. Maar die informatie komt nauwelijks verder dan het reflexbrein. Het reflecterende en archiverende brein komen er nauwelijks aan te pas, waardoor de informatie amper wordt verwerkt en ter plekke alweer verdampt. Lukraak internet afgrazen is net zoiets als eten zonder het te verteren. Je kan het ook ‘infobesitas’ noemen.

Onbeheersbare doorlooptijden
Multitasken is tijdrovend en heeft ook negatieve consequenties voor de rest van de organisatie. Stel een professional neemt binnen een project een taak op zich waarvan iedereen weet dat deze slechts 30 uur kost. Als hij gaat multitasken, moeten zijn collega’s 60 uur op hem wachten. Omdat in een organisatie zijn output vaak de input voor anderen is, wachten die anderen op hem voordat ze met hun werk kunnen beginnen. Omdat de professional vertraging oploopt, zullen ze met een andere taak beginnen, en uiteindelijk, wanneer iedereen in de productieketen gaat multitasken, worden de doorlooptijden onbeheersbaar en kan de professional niet op tijd leveren wanneer de deadline geen rekening houdt met onderbrekingen die het gevolg zijn van iedereens seriële multitasking.

Binnen een kwartier antwoord
Altijd alert, altijd paraat. Dat lijkt misschien professioneel, maar is het niet. Eerder het tegendeel. Er bestaan bedrijven die er trots op zijn dat alle e-mails in hun bedrijf binnen vijftien minuten moeten worden beantwoord. Niet alleen e-mails van externe, maar ook van interne cliënten.

Dit is natuurlijk waanzin. Het is contraproductief om hooggeschoolde professionals – waaronder zeer kostbare ingenieurs – te verplichten voortdurend online te zijn en het belangrijke en complexe werk waarmee ze bezig zijn elk kwartier te onderbreken om hun e-mail of sociale bedrijfsmedia te raadplegen. Wie op de hoogte is van de werking van het menselijk brein, zal nooit zo’n onwetend en contraproductief beleid invoeren. Maar je hoeft ook alleen maar te denken aan Einstein en zijn engelengeduld, om te weten dat uit het voortdurend versnipperen van de aandacht nog nooit een goed idee is voortgekomen.

Slaapparadox
Wie in de eenentwintigste eeuw succesvol wil zijn, moet een leven lang leren. Neem de boerderij. Wanneer de over- over- overgrootvader van een moderne melkveehouder een halve eeuw gelden zou zijn teruggekeerd naar de boerderij, had hij genoeg geweten om direct een nuttige bijdrage te kunnen leveren. Maar zou hij nu op het bedrijf van zijn achter- achter- achterkleinzoon komen, dan had hij zich compleet nutteloos gevoeld omdat vrijwel niets van zijn kennis en vaardigheden nog wordt gebruikt op een boerderij met een melkrobot. In twee generaties is de kennis die nodig is om een boerderij te runnen geëxplodeerd.

Iets vergelijkbaars is in alle sectoren gebeurd. In een voortdurend en steeds sneller veranderende omgeving, waarin we steeds meer informatie over ons heen krijgen, hebben we meer dan ooit genoeg slaap nodig om die informatie te verwerken. Slaap is te vergelijken met het defragmenteren en schoonmaken van de harde schijf. Maar het archiverende brein doet méér dan die schijf, het beslist ook wat er kan worden verwijderd en wat er bewaard moet blijven. De miljarden archivarissen in het brein worden tijdens het slapen niet afgeleid door voortdurend binnenkomende informatie en evenmin worden ze gestoord door het reflecterende brein. In dit licht is het verontrustend dat één op de vijf managers zegt altijd te kort te slapen.

[Management Summary van het boek van Theo Compernolle: Ontketen je brein – Hoe hyperconnectiviteit en multitasken je hersenen gijzelen en hoe je er aan kunt ontsnappen.]